Les contrôles Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'allocations familiales) font partie intégrante de la vie des entreprises. S’ils ne sont pas toujours agréables pour les dirigeants qui en sont l’objet, ils n'en restent pas moins une procédure ordinaire.
Au terme d’un contrôle, il arrive parfois que des sommes doivent être payées à l’Urssaf : une mise en demeure est alors envoyée à l’entreprise, qui précise le montant des sommes dues.
Dans ce cas, la question de savoir comment se défendre peut se poser. C’est notamment le cas si vous souhaitez contester la mise en demeure envoyée par l’Urssaf.
Cet article vise à vous fournir tous les outils nécessaires pour faire face sereinement à un contrôle Urssaf, et à la mise en demeure qui peut en découler. Vous y découvrirez, notamment, les différents moyens de se défendre.
Pour commencer : qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Chaque mois, les entreprises et les travailleurs indépendants déclarent leurs cotisations dues sur les salaires versés, ou sur le chiffre d’affaires réalisé. Ces cotisations et contributions sociales sont collectées par l’Urssaf, puis redistribuées pour assurer le financement de la protection sociale.
Ce système déclaratif repose avant tout sur la confiance. Pour en assurer la bonne marche, des contrôles peuvent survenir auprès des entreprises ou des travailleurs indépendants. Ils visent à vérifier l’exactitude des déclarations effectuées, et à rétablir, si besoin, le montant des cotisations versées.
Le contrôle Urssaf porte sur les cotisations et contributions sociales non prescrites. Celles-ci se prescrivent par trois ans, à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. Pour les travailleurs indépendants, cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.
📌 Par exemple : un contrôle réalisé en 2023 va porter sur les années 2020, 2021 et 2022 lorsqu’il concerne les entreprises. C’est différent pour les travailleurs indépendants : si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2023, il portera sur les années 2019, 2020 et 2021, et sur les années 2020, 2021 et 2022 s’il est réalisé après le 30 juin 2023.
Pourquoi et comment un contrôle Urssaf est-il déclenché ?
Un contrôle Urssaf peut être initié pour une variété de raisons. Il peut être aléatoire, ou, le plus souvent, déclenché en raison d’anomalies observées dans les déclarations de l’entreprise. Il peut aussi arriver qu’un prestataire de l’entreprise ait été contrôlé et ait lui-même subi un redressement. Autrement dit, un contrôle peut en déclencher un autre !
Le contrôle Urssaf peut prendre deux formes différentes :
- Le contrôle sur pièces : Il s'agit d'une vérification des déclarations effectuées par l'entreprise ou le travailleur indépendant, ainsi que des documents transmis à cette occasion. Le contrôle s’effectue à distance, dans les locaux de l’Urssaf : la présence du dirigeant d’entreprise n’est pas requise.
- Le contrôle sur place : Ce contrôle est plus courant dans les grandes structures. Dans ce cas, un agent se rend dans les locaux de l’entreprise pour vérifier les bulletins de paie, les registres, et tous autres documents importants. Ce type de contrôle nécessite la présence du dirigeant.
En cas d’anomalies constatées, la nature des conséquences pour l’entreprise varie. Celles-ci peuvent aller de la régularisation des cotisations dues à l’application de sanctions financières. En cas de manquements graves (par exemple : travail dissimulé), des poursuites judiciaires peuvent également être initiées.
Comment se déroule un contrôle Urssaf ?
Un contrôle Urssaf sur place se déroule généralement en cinq étapes :
1 - Le contrôle commence par un échange avec l’inspecteur. L’objectif de cet échange est d’expliquer la procédure et les différentes étapes du contrôle.
2 - L’inspecteur vérifie les déclarations de l’entreprise. À cette occasion, des pièces complémentaires peuvent être demandées. Ces documents permettront à l’inspecteur de mieux comprendre l’activité de votre entreprise et de s'assurer que celle-ci est cohérente avec les déclarations transmises à l'Urssaf.
3 - Les vérifications prennent fin. L’inspecteur présente ses observations, ainsi que les suites éventuelles du contrôle. On parle d’entretien de restitution.
4 - À la suite de l’entretien de restitution, l'inspecteur rédige une lettre d'observations qui vise à présenter les constats effectués.
Le contrôle Urssaf peut ainsi déboucher sur :
- Le constat d’une bonne application de la loi et l’absence de régularisation ;
- Des observations sans régularisation ;
- Une régularisation de cotisations en faveur de l’entreprise ou de l’Urssaf.
À réception de la lettre d’observations, une période contradictoire d’une durée de 30 jours s’ouvre. Lors de cette période, vous pouvez exprimer votre désaccord avec les conclusions de l’inspecteur et apporter des éléments complémentaires par tout moyen.
💡 À noter qu’il est possible de demander à bénéficier de 30 jours supplémentaires pour réunir tous les éléments nécessaires.
5 - La période contradictoire prend fin. L’Urssaf fait parvenir à l’entreprise ou au travailleur indépendant :
- - Une décision administrative, en cas d’observations sans régularisation ;
- - Une mise en demeure précisant le montant des sommes dues, en cas de sommes à payer ;
- - Une notification de crédit, en cas de régularisation en faveur de l’entreprise.
Que doit contenir la mise en demeure de l’Urssaf ?
La mise en demeure envoyée par l’Urssaf doit respecter un certain formalisme :
- Elle doit rappeler à l’entreprise ou au travailleur indépendant la nécessité de régulariser sa situation dans le mois. Faute de précision de ce délai, la mise en demeure est considérée comme nulle.
- Elle doit préciser la cause, la nature et le montant des sommes dues, mais aussi les majorations et les pénalités qui s’y rattachent, ainsi que les périodes auxquelles elles se rapportent.
Comment saisir la commission de recours amiable (CRA) ?
Pour saisir la CRA, vous devez adresser un courrier par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier doit préciser l’ensemble des décisions que vous contestez.
Pendant le temps que dure la procédure de contestation, vous n’avez pas à procéder au règlement des sommes demandées par l’Urssaf. Cependant, la procédure ne met pas en suspens les éventuelles majorations de retard.
Si, après un délai de deux mois, la CRA n’a pas répondu à votre requête, ou si elle y a répondu négativement, vous pouvez adresser un recours devant le pôle social du tribunal judiciaire. Celui-ci juge les litiges entre assurés sociaux et organismes de sécurité sociale, tels que l’Urssaf. Attention, votre requête ne pourra concerner que les seuls points portés à la connaissance de la CRA. Le délai pour adresser ce recours est de deux mois.
La procédure devant le pôle social du tribunal judiciaire est orale. Il est donc important de se faire accompagner par un avocat spécialisé, qui saura exposer vos demandes de la manière la plus précise possible et défendre vos intérêts.
Une fois la décision rendue par le tribunal judiciaire, vous avez la possibilité de faire appel dans un délai d’un mois à compter de la notification du jugement.
La possibilité de conclure un protocole transactionnel avec l’Urssaf
Le saviez-vous ? L’entreprise ou le travailleur indépendant qui fait l’objet d’une mise en demeure a également la possibilité de demander la conclusion d'une transaction avec l'Urssaf. Cette transaction vise à mettre fin ou à prévenir une contestation sur des sommes qui ne sont pas prescrites et qui n’ont pas fait l’objet d’une décision de justice définitive (Code la sécurité sociale, art. L 243-6-5, I et R 243-45-1, I). Chaque partie s’engage alors à réaliser des concessions. Il est possible d’y recourir même sans avoir contesté les sommes réclamées par l’Urssaf.
Le champ d’application de la transaction est, néanmoins, relativement restreint. Ainsi, elle peut uniquement porter, pour une période limitée à 4 ans, sur :
Des majorations et des pénalités de retard non prescrites ;
L’évaluation des avantages (en argent et en nature) et aux frais professionnels, lorsque cette évaluation présente une difficulté particulière ;
Les montants de redressements calculés en application des méthodes par extrapolation ou d’une fixation forfaitaire.
À noter que l’Urssaf ne peut pas transiger en cas de travail dissimulé ou « lorsque le cotisant a mis en œuvre des manœuvres dilatoires visant à nuire au bon déroulement du contrôle » (article L243-6-5 du Code de la Sécurité sociale).
La demande de transaction doit être motivée, adressée par écrit et envoyée à l'URSSAF par tout moyen. Il est recommandé de faire appel à un avocat lors de cette procédure.
L’Urssaf dispose de 30 jours à compter de la réception de la demande pour faire part de sa réponse. Elle peut demander des documents complémentaires, ce qui prolonge le délai de 30 jours. Un délai de 20 jours pour y répondre est prévu : au-delà, votre demande sera caduque.
Le silence de l'Urssaf vaut rejet de la demande.
Si la demande de transaction est acceptée, chaque partie conserve le droit d’abandonner cette procédure à tout moment. Dans ce cas, la partie qui souhaite abandonner doit en informer l’autre partie par tout moyen. L’abandon de la transaction en cours de procédure n’a pas à être motivé.
Une fois la transaction conclue, celle-ci devient définitive. Cela signifie notamment que l’entreprise ou le travailleur indépendant ne peut plus engager de procédure contentieuse pour contester les points réglés par la transaction.
Comment réagir en cas de réception d’une contrainte Urssaf ?
Une contrainte Urssaf est une procédure de recouvrement des cotisations impayées et des majorations de retard. Elle est délivrée après une mise en demeure restée infructueuse.
Selon le Code de la sécurité sociale, la mise en demeure doit avoir été envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par tout autre moyen lui conférant date certaine à sa réception. Elle doit contenir, à peine de nullité, la nature et le montant des sommes réclamées, ainsi que la période correspondante.
Pour que la contrainte soit valide, l’Urssaf doit donc impérativement justifier avoir envoyé une mise en demeure au préalable.
Vous disposez d’un délai de 15 jours, à compter de la signification de la contrainte, pour former opposition. Passé ce délai, toute opposition à contrainte est irrecevable. Il convient donc d’être réactif.
Il est possible de former opposition à une contrainte, même si aucun recours n’avait été formé contre la mise en demeure.
L’opposition doit être adressée au greffe du Pôle social du Tribunal Judiciaire compétent. Elle doit impérativement être motivée et accompagnée d’une copie de la contrainte contestée.
Il est préférable de faire appel à un avocat en droit du travail, pour s’assurer que la contrainte soit envoyée dans les délais impartis et respecte le formalisme requis.
Les trois principaux moyens de se défendre face à une mise en demeure de l’Urssaf
La saisine de la Commission de recours amiable (CRA) | La requête auprès du pôle social du tribunal judiciaire | Le protocole transactionnel avec l’Urssaf |
|---|---|---|
Délai pour saisir la CRA : 2 mois après réception de la mise en demeure | Délai pour saisir le pôle social du tribunal judiciaire : 2 mois après saisine infructueuse de la CRA | Peut uniquement porter sur certains éléments, pour une période limitée à 4 ans |
Procédure gratuite | Procédure orale | Peut être abandonné à tout moment par chaque partie |
Ne nécessite pas d’être présent ni représenté | Possibilité de faire appel | Une fois conclu, met fin à toute procédure contentieuse |
La contestation d’une mise en demeure de l’Urssaf nécessite de respecter un formalisme précis. Dans ce contexte, il est important d’être accompagné par un avocat spécialisé en droit social. Ce professionnel est apte à accompagner les entreprises et les travailleurs indépendants à chaque étape d’un contrôle Urssaf, et à les assister en cas de contentieux.